Como acalmar sua equipe?

DO
Estabeleça uma clara estrutura de governança para 1) o monitoramento de informações das autoridades de saúde, 2) a compilação de dados da própria organização e 3) a tomada de decisões importantes, garantindo que todos os tomadores de decisão estejam cientes de suas responsabilidades. Você deve ser capaz de identificar os líderes e as equipes que estão gerenciando a resposta da organização e detalhar como eles estão apoiando a continuidade dos negócios e a redução do risco dos colaboradores.

DON’T
Não encaminhe os colaboradores a quaisquer pontos de contato internos sem informar essas pessoas sobre como elas deve responder perguntas sobre a COVID-19. Não assuma que elas estão cientes dos protocolos da crise atual. Em vez disso, verifique se elas entendem como os processos atuais podem evoluir e garanta que elas tenham oportunidades de contribuir para esses processos, conforme apropriado.

DO
Seja explícito com os colaboradores sobre como eles receberão informações da empresa durante a crise. Considere quais canais serão necessários para alcançar funcionários que não tem conta de e-mail da empresa ou que não poderão acessá-la remotamente. Conforme necessário, inicie o processo de coleta de números de telefone e/ou endereços de e-mail pessoais, desenvolva novas plataformas de comunicação e implemente uma campanha para informar os funcionários sobre os canais que estarão acessíveis a eles remotamente.

DON’T
Não confie em um único canal. Garanta que a empresa tem várias maneiras de chegar a seus funcionários e que esses canais sejam testados antes de uma necessidade. Organizações que demorarem a estabelecer uma abordagem ampla para manter os funcionários conectados provavelmente enfrentarão os maiores desafios se forem forçadas a suspender operações.

DO
Seja claro com os funcionários sobre a situação da empresa, sobre como a organização avalia os riscos e como eles podem se prepapar para possíveis desdobramentos. Muitas organizações já adotaram o trabalho remoto ou precisaram fechar operações. Caso a empresa antecipe grandes interrupções nos negócios, garanta que a equipe entenda o processo usado para tomar decisões e, se chegar a hora de expandir a suspensão de operações, garanta que o colaboradores recebem as informações pela própria empresa primeiro.

DON’T
Não faça previsões para sua equipe sobre como as coisas evoluirão. Há muitas informações disponíveis e não é papel da empresa decifrar a evolução da situação em geral. O que a equipe precisa é entender como a empresa está respondendo e as iniciativas que está adotando para ajudar os funcionários a equilibrar suas responsabilidades profissionais e gerenciar seus riscos pessoais.

DO
Reforçe para os funcionários como as orientações das autoridades de saúde pública federais e locais se alinham às práticas da empresa. Direcione-os a fonte de informações relevantes – como o Ministério da Saúde e Organização Mundial da Saúde (OMS) – e reafirme o alinhamento da empresa com as recomendações publicadas por essas organizações.

DON’T
Não perca tempo repetindo todas as informações disponíveis em outras fontes. Concentre-se em comunicar o que os funcionários precisam saber a partir da perspectiva organizacional.

DO
Reitere o plano da organização para a continuidade dos negócios e a gestão de riscos. Seja empático, concentrando-se em uma mais comunicação individualizada. Reconheça as preocupações dos funcionários e priorize o detalhamento de informações sobre o que a COVID-19 significa para as políticas de saúde e segurança dos funcionários; os planos de saúde pessoal e familiar e a ausência ou licença por doença. Reitere as mensagens-chave por meio de vários canais, incluindo os que estiverem em licença ou sejam novos na organização. Concentre-se na saúde física e emocional para otimizar a resiliência e proporcionar uma rede de suporte. Incentive os funcionários a se conectarem (remotamente) regularmente com seus colegas sobre assuntos de negócios, mas também em um nível pessoal.

DON’T
Não tente comunicar todas as atualizações e notícias sobre a COVID-19 ou inadvertidamente ampliar rumores ou informações erradas. Mantenha consistência em relação às fontes usadas para informar e garanta que toda comunicação seja calma, equilibrada e factual.

DO
Considere os comportamentos de sua equipe de liderança na resposta à crise. O comportamento e o tom da liderança têm peso, principalmente porque a liderança da empresa é a mais confiável fonte de informação para muitos funcionários. Os funcionários vão esperar que a liderança disponibilize mensagens informativas e possua um planejamento detalhado de contingência. Líderes que estão acostumados a ter uma forte presença física com suas equipes precisarão se adaptar ao gerenciamento remoto nas organizações em que as bases físicas forem fechadas e as equipes trabalhem remotamente.

DON’T
Não pareça ausente. Garanta que reuniões e atividades de rotina continuem na medida do possível.

DO
Exponha claramente as iniciativas que a empresa está tomando para reduzir o risco à saúde dos colaboradores e de outras partes interessadas, bem como os riscos comerciais para a organização. Se as políticas internas mudarem – de RH, TI, viagens ou visitantes – informe imediatamente. Comunique os funcionários sobre novos riscos organizacionais assim que identificá-los (por exemplo, notícias recentes de que criminosos cibernéticos estão usando a ameaça do vírus para espalhar malware).

DON’T
Não sobrecarregue a equipe com informações. Clareza e precisão são fundamentais, portanto priorize os temas aos quais que os colaboradores precisam estar atentos.

DO
Comunique claramente suas políticas de saúde e segurança, viagens e continuidade de negócios a todos os colaboradores e aja como um multiplicador, seguindo essas políticas. Garanta que os funcionários tenham o poder de tomar as decisões que melhor os ajudem a gerenciar os riscos para si e suas famílias e se sintam apoiados ao fazê-lo. Dê exemplo ao seguir as diretrizes das principais organizações de saúde, como o Ministério da Saúde e a OMS, sobre como se proteger e proteger outras pessoas.

DON’T
Não sobrecarregue seus funcionários com orientações que podem ser encontradas em outras fontes confiáveis sobre saúde. Em vez disso, compartilhe links para essas fontes confiáveis.

DO
O compartilhamento de informações claras e honestas é uma forma de proteção, mas certifique-se de estar agindo com base em fatos e protegendo as informações pessoais do indivíduo ou dos indivíduos infectados. Uma vez que a organização toma conhecimento de um possível problema, deve agir com urgência, mas dedicar o tempo necessário para confirmar os sintomas e, conforme aplicável, os conselhos fornecidos por um profissional médico. Compartilhe essas informações imediatamente com os funcionários. Se houver uma preocupação razoável de que um indivíduo infectado esteja trabalhando em um local compartilhado, aja rapidamente para fechar a instalação e forneça orientação e apoio claros àqueles imediatamente afetados sobre as ações que se espera deles, incluindo a quarentena, se necessário. Comunique as medidas tomadas para higienizar o local antes de reabri-lo.

DON’T
Não divulgue a identidade de qualquer pessoa infectada. Embora você queira dar a outros funcionários o máximo de informaçãoes possível sobre riscos potenciais, é fundamental que você proteja a privacidade da pessoa afetada.

DO
Tenha em mente que as ações de alguns colaboradores, doentes ou saudáveis, serão direcionadas pela maneira como a renda deles é afetada. Certifique-se de a empresa é clara em relação à auência por doença e quaisquer medidas temporárias que possam ser adotar para tornar mais fácil para os funcionários ficarem em casa se estiverem doentes ou preocupados com o risco.

DON’T
Não passe mensagens que incentivem os colaboradores a trabalhar se estiverem doentes – seja por meio de comunicações diretas, pelos exemplos dados pela liderança ou pela pressão adicional exercida sobre as equipes por performance durante esse período desafiador. Caso ainda não tenham feito isso, as empresas devem revisar suas medidas e políticas de ausência por doença relacionadas a esta pandemia e ajustá-las conforme necessário.